Автоматизация на фактурирането: от час на ден до една отметка

Автоматизация на фактурирането рядко започва с идея за софтуер. Започва с един собственик, който в края на деня сяда пред таблицата, преписва данни и издава фактури една по една, докато останалите вече са се прибрали. В тази статия разказваме как го премахнахме за един наш клиент (днес му отнема около 5 минути) и какво можеш да направиш още днес, ако това описва и твоя вечер.

Клиентът е бизнес с екипи на терен, много обекти и повтарящо се фактуриране. Остава без име, защото така се разбрахме, а и подробностите са по-малко важни от начина, по който подредихме проблема.

1. Как изглежда фактурирането, което краде време

Преди да променим каквото и да е, разгледахме как фактурата се ражда в тази фирма. Работата се вършеше на терен, а фактурата се издаваше после, от човек, който не е бил там. Между двете стоеше дневна таблица със свободно писане: каква услуга, за кого, колко пъти, за коя дата.

Свободният текст е първият виновник, а това е същият проблем, който описахме в казуса с хотела: човек, който пренася данни ръчно от едно място на друго. Всеки го пише малко по различен начин, затова всичко, което идва от него, трябва да се чете, да се тълкува и да се препише наново. Второто е, че фактурата се издаваше едва когато собственикът намереше време, а не когато работата е свършена. Третото е, че счетоводството получаваше документите на парче, в различни формати и в различно време.

Нищо от това не е трудно поотделно. Заедно изяждат поне час на ден, и то на човека, чието време е най-скъпо във фирмата.

2. Първата промяна: данните се въвеждат веднъж и от списък

Най-голямата полза не дойде от нещо сложно. Дневната таблица престана да се пише със свободен текст и се попълва с избор от списък.

Звучи малко, но решава няколко неща наведнъж. Услугите и клиентите се казват по един и същи начин всеки път, така че няма какво да се тълкува. Грешките в името, които после водят до коригиращи документи, изчезват още на входа. И данните, които са влезли веднъж, не се пренаписват втори път.

Ако искаш да направиш само една стъпка днес, направи тази. Погледни къде в процеса ти хората пишат свободен текст, който после някой друг чете и преписва. Всяко такова място е кандидат за списък с избор. Не ти трябва нито нова програма, нито разработчик, за да видиш къде са.

3. Втората промяна: фактурата се издава с една отметка

След като данните са чисти, издаването престава да е работа. Отбелязваш реда и системата върши останалото: прави PDF фактурата, праща я по имейл на клиента и оставя копие в архива.

Оттук нататък въпросът вече не е „кога ще имам време да издам фактурите", а „кога искам да бъдат издадени". Това е различен разговор и точно тук всеки бизнес има свое правило. Подредихме четири режима, между които фирмата избира според клиента:

  • на всяка поръчка, когато клиентът иска документ веднага;
  • събрано за деня, когато поръчките са много и дребни;
  • събрано за седмицата, когато клиентът плаща седмично;
  • месечно, с одобрение по имейл от собственика, когато сумите са големи и искаш последна дума преди изпращане.

Преди да избереш „събрано за седмицата“ или „месечно“, провери със счетоводителя си срока за издаване на фактура. Според становище на НАП документирането е свързано с 5-дневен срок по чл. 113, ал. 4 от ЗДДС, а редакциите на закона се менят. Актуалното е на nra.bg, а не в блог.

Месечният режим с одобрение е важен за доверието. Автоматизацията не означава, че нещо излиза навън без твоето знание. Там, където залогът е висок, човек натиска „да".

Съвет, който ти спестява грешка: не започвай от технологията. Започни от въпроса „за кои клиенти кой режим е правилният?". Често се оказва, че половината от тях искат нещо различно от това, което им изпращаш по навик.

4. Какво получава счетоводството

Тук е може би най-тихата печалба. Преди счетоводителят получаваше документи на раздробени порции и ги събираше сам. Сега веднъж месечно получава един имейл с три неща: таблица с издадените фактури, файл за импорт в счетоводната програма и архив с всички PDF-и.

Всяка издадена фактура влиза и в регистър с номер, дата, сума и данни на фирмата. Така при въпрос „коя е тази фактура от миналия месец?" отговорът се намира за секунди, а не в пощата на някого.

Само пакетът за счетоводството спестява около 3 часа седмично. Ако счетоводната ти къща се готви и за SAF-T, чистите и подредени данни от фактурите са точно това, от което ще има нужда. Помисли какво би означавало това при твоя счетоводител: по-малко въпроси, по-малко поправки и по-малко пъти, в които документ „не е стигнал".

5. Седмичният отчет, който се попълва сам

Щом всяка фактура вече е записана на едно място, финансовият отчет престава да е отделна задача. Седмичният отчет се пълни сам през седмицата, а не се събира в петък вечерта от разхвърляни източници.

Когато числата са готови, преди да си ги поискал, решенията за седмицата се взимат по-спокойно, а не по спомен.

6. Какво спести всичко това

Нека бъдем точни с това, което знаем. Собственикът спестява поне час на ден, тоест над 20 часа месечно. Това е времето, което преди отиваше за преписване и издаване. Не твърдим повече от това, защото не сме измервали повече. Подобни часове описваме и в статията как спестихме над 20 часа месечно.

Нашият клиент ни написа с негови думи: „Преди автоматизацията отнемаше поне час на ден, за да отчета работния ден в таблица, чрез която да мога да фактурирам веднъж седмично. Сега ми отнема 5 минути и дори фактурите са изпратени. Изключително полезен инструмент.“ Разрешението за цитата е негово. Числата са негова оценка, а не наше измерване.

Знаем и още едно нещо, макар да не е число: клиентът препоръчва работата ни на свои партньори и поръча още автоматизации след първата. Според нас това е по-честна оценка от всеки процент.

7. Какво да провериш при твоя бизнес

Преди да мислиш за автоматизация, мини през тези въпроси. Отнемат петнадесет минути и са безплатни.

  • Колко пъти преписваш едни и същи данни от едно място на друго?
  • Има ли в процеса ти свободен текст, който някой друг трябва да разчита?
  • Фактурите ти излизат, когато работата е свършена, или когато някой намери време?
  • Счетоводителят получава ли всичко наведнъж, или на парчета?
  • За кои клиенти правилото „на всяка поръчка" е излишно и би стигнало събирането за седмица?

Ако на два или повече от тях отговориш с „да", най-вероятно губиш часове, които са лесни за връщане.

8. Къде е границата между „направи си сам" и „дай го на някой"

Част от това можеш да подредиш сам: списъците, правилата за режим на фактуриране, единия регулярен имейл към счетоводителя. Това са навици, а не програмиране.

Другата част е свързването им така, че да работят заедно, без никой да ги пази. Там се крият подробностите, които определят дали решението ще издържи месеци наред, или ще се счупи при първото нестандартно число. Тази част показваме на клиентите си, а не в блога.

Ако разпознаваш своя вечер в началото на тази статия, пиши ни. Ще погледнем как ти фактурираш днес и ще ти кажем честно кое си струва да се автоматизира и кое не.

Още по темата: историята на един собственик, който върна час на ден, какво научихме от един жив хотел, SAF-T за счетоводни къщи, облагане на маржа при туроператорите.